สนธิรัก เทพเรณู
สถาบันพัฒนาผู้บริหารการศึกษา

                       รัฐธรรมนูญแห่งราชอาณาจักรไทยฉบับปัจจุบันกำหนดให้มีกฎหมายว่าด้วยการศึกษาแห่งชาติเพื่อกฎหมายแม่บทในการบริหารและการจัดการศึกษาอบรมรวมทั้งปฏิรูปการศึกษาให้สอดคล้องกับความเปลี่ยนแปลงทางเศรษฐกิจกิจและสังคมโดยร่างพระราชบัญญัติการศึกษาแห่งชาติที่กำลังอยู่ในกระบวนการดำเนินการพิจารณาตามขั้นตอนของฝ่ายนิติบัญยัติขณะนี้   ปรากฏทิศทางในหมวดการบริหารและการจัดการที่จัดเจนเป็นหลักการ3ประการบนพื้นฐานตามวิถีทางประชาธิปไตย    ถึงแม้รูปแบบดังกล่าวจะไม่ใช่สิ่งใหม่ในวงการศึกษาไทยก็ตามแต่สำเร็จหรือความล้มเหลาวที่จะเกิดขึ้น น่าจะคาดคะเนได้ว่าส่วนหนึ่งที่สำคัญยิ่งเป็นผลจากอิทธิพลของการทำงานในรูปคณะกรรมการ

การบริหารงานในรูปคณะกรรมการ

                 การทำงานในรูปแบบของคณะกรรมการหรือองค์คณะบุคคลหรือการทำงานเป็นกลุ่มเป็นคณะเชื่อกันว่าสามารถสร้างประสิทธิภาพในการทำงานได้เป็นอย่างด  ี เพราะเป็นการระดมสติปัญญาความคิดและประสบการณ์ของบุคคลหลายคนเพื่อพิจารณาปัญหาตัดสินหรือหาข้อยุติอย่างมีเหตุผลและโดยหลักวิชาการ   คณะกรรมการซึ่งได้รับการแต่งตั้งหรือดำเนินการอย่างถูกต้องจะมีลักษณะเป็นการกระจรายอำนาจจากวิธีหาความคิดเฉลี่ย   ขจัดความคิดที่เป็นปฏิปักษ์ด้วยการอภิปรายประนีประนอมและผสมผสาน ตลอดจนเป็นการหาผลลัพธ์แบบประชาธิปไตยในกรณีที่ไม่สามารถทนายผลล่วงหน้าได้  หรือในกรณีที่มีความจำเป็นต้องตัดสินใจแก้ปัญหาสำหรับเรื่องที่มีอิทธิพลหรืออำนาจของผมีผลประโยชน์เข้ามาเกี่ยวข้องซึ่งบุคคลคนเดียวไม่กล้าตัดสินใจหรือไม่เหมาะที่จะตัดสินใจ   นอกจากนี้การบริหารงานในรูปคณะกรรมการ ยังเป็นการสร้างความร่วมมือและการประสานงานที่ดีในการปฏิบัติงาน   ตลอดจนสามารถป้องกันความลำเอียงที่จะพึงมีขึ้นได้ส่วนผลเสียที่ได้รับจากการดำเนินงานนั้น คือ ทำให้การดำเนินงานล่าช้า สิ้นเปลือง ทั้งงานและเวลา ทั้งยังขาดผู้รับผิดชอบในผลงานในระบบคณะกรรมการสมาชิกต้องรับผิดชอบในผลงานอย่างแท้จริง     กล่าวคือการบริหารงานในระบบคณะกรรมการสมาชิกต้องรับผิดชอบร่วมกันแต่สิ่งใดก็ตามถ้าถือว่าเป็นความรับผิดชอบของทุกคนแล้ว         มักดูเหมือนว่าไม่มีผู้ใดรับผิดชอบเลย

ปัจจัยการปฏิบัติงาน

               Á¡èÍãËéà¡Ô´¼Å´ÕÁÒ¡¡ÇèÒ¼ÅàÊÕÂËÒ¡ä´éÁÕ¡Òè´ÑÃкºáÅдÓà¹Ô¹¡ÒÃ

»¯ÔºÑµÔÀÒáԨÍÂèÒ§¶Ù¡µéͧ´éǤÇÒÁà¢éÒ㨷ÕèµÃ§¡Ñ¹â´Â»Ñ¨¨ÑÂÊӤѭที่ถือเป็นองค์ประกอบหลักและควรคำนึงถึง 3 ประการ คือ ประการแรก การแต่งตั้ง   การพิจารณาเลือกบุคคลใดบุคคลหนึ่งเข้ามาปฏิบัติงาน ผู้เลือก ผู้เสนอหรือผุ้มีอำนาจในการแต่งรั้งควรคำนึงถึงความรู้ความสามารถและประสบการณ์ของบุคคลเป็นลำดับแรก ความสามารถในการอุทิศตนหรืออุทิศเวลาให้กับงานเป็นลำดับถัดมา   และโดยปกติคณะกรรมการแต่ละคณะ ควรมีกรรมการ 7-15 คน ซึ่งเชื่อว่าเป็นจำนวนที่เหมาะสมที่สุด หากน้อยกว่านี้จะหาความคิดเฉลี่ยได้ยาก และอาจถูกครอบงำทางความคิดจากกรรมกาจากกรรมการอาวุโสหรือกรรมการผู้มีอิทธิพลด้วยตำแหน่ง บารมีหรือคุณวุฒิ แต่ถ้าจำนวนกรรมการมากกว่านี้ความคิดเห็นจะมากเกินกว่าจะรวบรวมเป็นข้อสรุปได้อย่างครอบคลุม    ประการที่สองการกำหนดอำนาจหน้าที่ อำนาจหน้าที่ ซึ่งถูกกำหนดไว้เป็นภารกิจของคณะกรรมการ    ควรคำนึงว่าคณะกรรมการทั้งคณะสามารถร่วมกันปฏิบัติได้จริงและต้องสามารถตรวจสอบผลของความสำเร็จได้ ดังนั้น      อำนาจหน้าที่จะต้องมีการกำหนดจุดมุ่งหมายความรับผิดชอบ        ตลอดจนวิธีการหรือแนวทางที่ประสงค์จะให้คณะกรรมการดำเนินการไว้อย่างชัดเจน   เพื่อให้กรรมการแต่ละคนเข้าใจบทบาทและหน้าที่ความรับผิดชอบที่คณะกรรมการหรือตนเองจะต้องปฏิบัติ      
ประการที่สาม กลุ่มบุคคลที่เป็นกรรมการ    ผู้ที่ด้รับการแต่งตั้งให้เป็นกรรมการจะต้องศึกษาบทบาทหน้าที่และขอบเขต ความรับผิดชอบที่พึงมีของคณะกรรมการและของตนอย่างละเอียดตามตำแหน่งที่ได้รับมอบหมายอุทิศเวลาเพื่อเตรียมข้อมูลในเรื่องที่จะประชุมเป็นการล่วงหน้ามีอุดมการณ์และเป็นตัวของตัวเองโดยไม่เกรงกลัวต่ออิทธิผล       และการเสียผลประโยชน์ส่วนตัวสำหรับบุคคลผู้ดำรงตำแหน่งประธานกรรมการ  ควรรับฟังเหตุผลและประสานความคิดเห็นของทุกฝ่ายกระต้นให้กรรมการเกิดความคิดริเริ่ม ดำเนินการให้มีการตัดสิน ชี้ขาด โดยไม่ให้เสียหลักการหรือความยุติธรรรักษาวินัยและสร้างบรรยากาศที่เป็นกันเองในที่ประชุม     ตลอดจนให้เวลาการอภิปรายที่เหมาะสมนอกจากนี้กรรมการผู้มีบทบาทสำคัญได้แก่ เลขานุการ       และเจ้าหน้าที่สนับสนุนจะต้องเป็นผู้มีส่วนส่งเสริมให้การบริหารงานในระบบคณะกรรมการดำเนินการไปอย่างมีประสิทธิภาพ เพราะการบริหารงานในระบบนี้    ส่วนมากกรรมกาแต่ละคนไปประชุมหรือปฏิบัติงานเป็นครั้งคราวมีเวลาน้อย   จึงเป็นภาระหน้าที่ของเลขานุการและเจ้าหน้าที่จะต้องกำหนดวิธีการประชุมให้มีสาระและเกิดประโยชน์สูงสุด

  บทบาทหน้าที่ของฝ่ายเลขานุการ

                เลขานุการคณะกรรมการและคณะเจ้าหน้าที่  ถือเป็นกลไกสำคัญในการกำหนดทิศทางการทำงานของคณะกรรมการ ให้บรรลุผลตามเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ในการแต่งตั้งคณะกรรมการตามที่ระบุไว้       โดยจะต้องมีการตระเตรียมและปฏิบัติภารกิจสนับสนุนการดำเนินงานของคณะกรรมการ  ซึ่งในเบื้องต้นต้องมีการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลในด้านนโยบาย ทิศทางหรือแนวโน้มในอนาคต โอกาส    ข้อจำกัดและกลยุทธ์การปฏิบัติงานในภาพรวมและเฉพาะกรณีตลอดจนทางเลือกสำหรับการตัดสินใจพื้นฐาน มีการจัดลำดับความสำคัญของเรื่องที่จะนำเข้าหารือในคณะกรรมการวางแผนจัดทำปฏิทินเรื่องที่จะพิจารณาไว้ล่วงหน้า เสนอแต่งตั้งคณะทำงานศึกษาวิเคราะห์เรื่องสำคัญ ๆ       ก่อนนำเข้าสู่ที่ประชุม จัดเตรียมเอกสารสรุปประเด็นสำคัญและเอกสารประกอบที่เกี่ยวข้อง   นำส่งให้คณะกรรมการศึกษาเป็นการล่วงหน้า ก่อนการประชุมอย่างน้อย 3-7 วัน ชี้แจงรายละเอียดเป้าหมาย หรือความต้องการในการพิจารณาประเด็นสำคัญต่าง ๆ ให้ประธานกรรมการทราบก่อนการประชุมทุกครั้ง กรณีที่รับทราบภายในหรือคาดคะเนว่ากรรมการมีความคิดเห็นแปลกแยกกันเป็นกลุ่มควรชั้แจงทำความเข้าใจในประเด็นสำคัญอย่างไม่เป็นทางการกับกรรมการบางกลุ่ม   ที่คาดว่าจะทำให้ผลหรือมติการประชุมเบี่ยงเบนไปจากเป้าหมายที่ต้องการ และการประชุมจะรวนเรล่าช้า    ทั้งนี้หากไม่มีข้อขัดข้อจำเป็นจริง ๆ เลขานุการต้องนำเสนอเรื่องต่อที่ประชุมด้วยตนเอง โดยพยายามสรุปประเด็นให้ชัดเจน     กะทัดรัดและเข้าใจง่ายรวมทั้งนำเทคโนโลยีสมัยใหม่ เข้ามาช่วยสนับสนุน  ทีมเลขานุการต้องมีการแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบ ซักซ้อมสนับสนุนและประสานการปฏิบัติอย่างเป็นระบบ ทั้งด้านงานเอกสาร เทคโนโลยี การนำเสนอ และการบันทึกรายงานการประชุม

                นอกจากนี้ภายหลังเสร็จสิ้นการประชุม     ฝ่ายเลขานุการต้องนำบันทึกรายงานการประชุมมาตรวจสอบและวิเคราะห์ว่า คณะกรรมการมีการมอบหมายภารกิจให้ฝ่ายเลขานุการหรือกรรมการท่านใดบ้าง และภารกิจดังกล่าวมีภารกิจที่ฝ่ายเลขานุการต้องสนับสนุนหรือมีกำหนดการในการปฏิบัติให้แล้วเสร็จเมื่อใด    เพื่อติดตามผลการปฏิบัติตามมติที่ประชุม และรวบรวมนำเสนอผลหรือปัญหาอุปสรรคต่อคณะกรรมการในการประชุมครั้งต่อไป

 บทสรุป

การบริหารงานในรูปคณะกรรมการเป็นการใช้กลยุทธ์ตามแนวทางประชาธิปไตยให้กลุ่มบุคคลฝ่ายต่าง ๆ   มีส่วนร่วมในทางความคิด การปฏิบัติ การกำกับติดตามดูแลผลการปฏิบัติ รวมทั้งแก้ไขปัญหาอุปสรรคร่วมกัน   โดยกลไกสำคัญของการปฏิบัติ คือ การแต่งตั้งหรือพิจารณาคัดเลือกบุคคลเข้าไปรับผิดชอบทำงานต้องคำนึงถึงความรู้ความสามารถและการอุทิศเวลาการกำหนดอำนาจหน้าที่ของคณะกรรมการ   ต้องเข้าใจชัดเจนตรงกันสามารถปฏิบัติได้และบทบาทหน้าที่ของกลุ่มบุคคลที่เป็นกรรมการโดยเฉพาะเลขานุการและคณะเจ้าหน้าที่เป็นบุคคลที่มีความสำคัญยิ่งต่อความสำเร็จหรือความล้มเหลวที่จะเกิดขึ้น ซึ่งจำเป็นต้องอาศัย บุคคลที่มีบุคลิกแห่งความเป็นผู้นำ มีวิสัยทัศน์ที่กว้างไกล  มีการวิเคราะห์ และคาดคะเนผลด้วยความแม่นยำ ครอบคลุมสาระสำคัญมีความละเอียดรอบคอบปฏิบัติภารกิจด้วยความรับผิดชอบและกล้าที่จะเผชิญต่อความกดดันหรือสภาพของอิทธิพลทุกประเภทด้วยหัวใจแห่งประชาธิปไตยอย่างแท้จริง

จาก         วารสารสถาบันพัฒนาผู้บริหารการศึกษา ปีที่ 16 ฉบับที่ 5 มิถุนายน - กรกฎาคม 2542