นายจาตุรนต์ ฉายแสง รองนายกรัฐมนตรี และ นายปองพล อดิเรกสาร รัฐมนตรีว่าการกระทรวงศึกษาธิการ ประชุมคณะกรรมการจัดงานชุมนุมลูกเสือโลก ที่หาดยาว สัตหีบ โดยตั้งข้อสังเกตว่า งานครั้งนี้เป็นงานสำคัญที่ควรให้ลูกเสือไทยทั่วประเทศได้รับทราบและมีส่วนร่วมบ้าง เพราะจำนวนลูกเสือไทยที่เข้าร่วมชุมนุมมีจำนวนน้อย เพียงไม่กี่คนต่อโรงเรียนเท่านั้น และควรประชาสัมพันธ์ให้ประชาชนได้ทราบอย่างกว้างขวาง
วันที่ ๑๒ พฤศจิกายน ๒๕๔๕
มีการหารือร่วมระหว่างท่านที่ปรึกษาของรัฐมนตรีว่าการการทรวงศึกษาธิการและผู้เกี่ยวข้อง เพื่อหาทางให้ลูกเสือไทยจำนวนประมาณหนึ่งล้านคนมีส่วนร่วมกิจกรรม ในช่วงเดือนที่มีการจัดงานชุมนุมลูกเสือโลก
วันที่ ๑๔ พฤศจิกายน ๒๕๔๕
นายปองพล อดิเรกสาร รัฐมนตรีว่าการกระทรวงศึกษาธิการและประธานกรรมการบริหารลูกเสือแห่งชาติ ลงนามให้ความเห็นชอบโครงการ"ธันวา มกรา พัฒนากิจกรรมลูกเสือไทย" ที่เสนอโดย นายอาทร จันทวิมล หัวหน้าผู้ตรวจราชการกระทรวงศึกษาธิการผ่านนางกษมา วรวรรณ ณ อยุธยา ปลัดกระทรวงศึกษาธิการ
วันที่ ๑๕ พฤศจิกายน ๒๕๔๕
๑.เปิดเวปบอร์ดพิเศษ ของโครงการ ใน www. moe.go.th/scout และ www.onpec.moe.go.th/scout เพื่อเป็นสื่อกลางติดต่อกับกลุ่มลูกเสือและสถานศึกษาทั่วประเทศ อย่างรวดเร็ว และประหยัด โดยได้โยงเครือข่ายไปถึงเวปบอร์ด กรมสามัญศึกษา กรมอาชีวศึกษา และสำนักงานการศึกษาเอกชนด้วย
๒.นายวีระศักดิ์ วงษ์สมบัติ เลขาธิการคณะกรรมการประถมศึกษาแห่งชาติ เห็นชอบที่จะให้ลูกเสือในโรงเรียนประถมทั่วประเทศ ร่วมโครงการ โดยตั้งเป้าว่า ลูกเสือหนึ่งคนควรจะช่วยเหลือผู้อื่น ตามคำปฏิญาณข้อ ๒ อย่างน้อย ๒ คน ในสองเดือนของโครงการ เช่นไปเยี่ยมหรือเขียนจดหมายถึงญาติผู้ใหญ่ เล่าให้ฟังว่าได้เป็นลูกเสือ และในปีนี้ ประเทศไทยจะเป็นเจ้าภาพจัดงานชุมนุมลูกเสือครั้งยิ่งใหญ่ระดับโลก
วันที่ ๑๗ พฤศจิกายน ๒๕๔๕
หัวหน้าลูกเสือสิงคโปร์ ส่งอีเมล์อินเตอร์เนท เสนอแนะกิจกรรม "ฝากใจไปแจมโบรี" โดยเสนอให้ลูกเสือไทยที่ไม่ได้ไปงานชุมนุมทำของที่ระลึกหัตถกรรมฝีมือตนเองแล้วฝากลูกเสือไทยที่ไปงาน นำไปแจกหรือแลกกับลูกเสือต่างชาติ
วันที่ ๑๘ พฤศจิกายน ๒๕๔๕
นายไพฑูรย์ จัยสิน อธิบดีกรมสามัญศึกษา เห็นชอบหลักการที่จะให้สถานศึกษาของกรมสามัญศึกษาในจังหวัดท่องเที่ยวของชาวต่างประเทศ ทำหน้าที่ประสานงาน ลูกเสือมัคคุเทศก์ ขอให้แต่ละสถานศึกษาแจ้งระหัสอีเมล์ และชื่อผู้รับผิดชอบมายัง emailscout@thai.com
วันที่ ๑๙ พฤศจิกายน ๒๕๔๕
๑.สำนักงานการศึกษาเอกชน เห็นชอบหลักการที่จะให้สถานศึกษาเอกชนประสานงานในเรื่อง "ไปเยี่ยมผู้ที่ค่อยไม่มีใครไปเยี่ยม" โดยจะประสานงานรร.นานาชาติไปเยี่ยมนักโทษต่างชาติที่เรือนจำ
๒. เปิดอีเมล์เฉพาะกิจสำหรับงานนี้ ที่ emailscout@thai.com
วันที่ ๒๐ พฤศจิกายน ๒๕๔๕
๑.ที่ประชุมผู้บริหารระดับกรมของกระทรวงศึกษาธิการ รับทราบและเห็นชอบโครงการ และพร้อมที่จะให้ความร่วมมือทุกกรม
๒.กรมอาชีวศึกษา และสถาบันเทคโนโลยีราชมงคล พร้อมที่จะรับงาน "ทำความสะอาดชายหาดและแห่งท่องเที่ยว"
๓.สถาบันราชภัฏ พร้อมรับงาน "มอบของขวัญให้คนที่ไม่มีของขวัญ"
๔.กรมการศึกษานอกโรงเรียน พร้อมรับงาน "เยี่ยมผู้ที่ไม่ค่อยมีคนไปเยี่ยม"โดยจะร่วมมือกับสถานศึกษาเอกชน
๕. พล.ต.ท.สมควร หริกุล ผู้อำนวยการศูนย์ปฏิบัติการลูกเสือชาวบ้าน เห็นชอบที่จะแจ้งให้ ลูกเสือชาวบ้านต้อนรับลูกเสือต่างชาติ ตามคำปฎิญาณข้อ ๒ "ข้าจะช่วยเหลือผู้อื่นทุกเมื่อ" และจะนำไปอธิบายในที่ประชุมผู้นำลูกเสือชาวบ้านภาคเหนือ ที่แม่ฮ่องสอนในวันที่ ๒๔ พย.๔๕
วันที่ ๒๕ พฤศจิกายน ๒๕๔๕
มีการประชุมกรรมการและแถลงข่าวต่อสื่อมวลชน
วันที่ ๒๗ พฤศจิกายน ๒๕๔๕
นสพ.บางกอกโพสท์ ลงข่าวโครงการ
วันที่ ๓๐ พฤศจิกายน ๒๕๔๕
นสพ.เดลินิวส์ลงข่าวโครงการ ครึ่งหน้า ใช้หัวข้อว่า "ลูกเสือไทยนอกค่ายลูกเสือโลก"
วันที่ ๒ ธันวาคม ๒๕๔๕
คณะกรรมการโครงการ นศ.กศน.กทม.และลูกเสือรร.วัดสังเวช ทำบุญและเยี่ยมพระภิษุอาพาธ ที่โรงพยาบาลสงฆ์
วันที่ ๔ ธันวาคม ๒๕๔๕
คณะลูกเสือกทม.และนศ.กศน.นนทบุรี ประมาณ ๘๐ คน เยี่ยมเด็กพิการที่โรงเรียนศรีสังวาลย์ ปากเกร็ด นนทบุรี
วันที่ ๖ ธันวาคม ๒๕๔๕
คณะลูกเสือรร.ยุพราชวิทยาลัย และ กศน.เชียงใหม่ เยี่ยมนักโทษต่างชาติที่เรือนจำเชียงใหม่
วันที่ ๘ ธันวาคม ๒๕๔๕
คณะกรรมการโครงการ ไปร่วมซ้อมและพักค้างคืนในเต้นท์เพื่อทดสอบประสิทธิภาพงานชุมนุม ที่สัตหีบ
วันที่ ๑๐ ธันวาคม ๒๕๔๕
จัดที่พักให้คณะลูกเสือต่างประเทศที่จะมาพักแรมในกรุงเทพ ก่อนและหลังงานชุมนุม
 ลูกเสือฮังการี ที่
รร.วัดสังเวช บางลำภู |
วันที่ ๑๔ ธันวาคม ๒๕๔๕
ได้รับคำตอบจากสถานที่และบริการต่างๆที่จะให้ผู้แต่งกายลูกเสือใช้บริการโดยไม่เสียเงิน ระหว่างวันที่ ๑๕ ธันวาคม ๒๕๔๕ ถึง ๑๕ มกราคม ๒๕๔๖ คือ รถประจำทางขสมก.ทุกสายทั่วกรุงเทพ เรือด่วนเจ้าพระยาทุกสาย พระบรมมหาราชวังและวัดพระแก้ว พิพิธภัณฑ์และอุทยานประวัติศาสตร์ของกรมศิลปากรทั่วประเทศ สวนสยาม ฟาร์มจรเข้สมุทรปราการ สวนงูสถานเสาวภา พิพิธภัณฑ์ธนาคารแห่งประเทศไทย วัดโพธิ์ วัดไตรมิตร วัดราชนัดดา ฟาร์มช้างแม่แตงเชียงใหม่
วันที่ ๑๖ ธันวาคม ๒๕๔๕
คณะลูกเสือรร.ธัญญบุรี รร.ชาลีสมุทร กศน.ปทุมธานี และลูกเสือชาวบ้าน กทม.จำนวนรวม ๕๒ คน เยี่ยมผู้ป่วยเลิกสารเสพติดที่โรงพยาบาลธัญญารักษ์ ปทุมธานี
วันที่ ๑๗ ธันวาคม ๒๕๔๕
คณะลูกเสือรร.ชาลีสมุทร กศน.นนทบุรี และลูกเสือชาวบ้านกทม จำนวน ๑๒๐ คน เยี่ยมผู้ต้องขังไทยและต่างชาติ ๗๑ ประเทศ ที่ถูกคุมขังอยู่ที่เรือนจำกลางคลองเปรม บางเขน กทม
